ファシリテーション

リモートワーク時代に向けて！ファシリテーター目線で役立つと思うオンラインワークショップツール5選＋α

2020年5月5日

玄道優子

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オンラインのワークショップを開催したいという方へ

今回は、私が実際に使っているオンラインのワークショップツールをご紹介します。いろんなツールがまとめられているサイトは他にもあるので、ここでは「ファシリテーター目線で」役立つと感じたものに限定しています。オンラインワークショップを主催する方、または頻繁にオンラインのミーティングをする方向けの記事になります。2020年10月にこの記事の更新版も書きましたので、合わせて読んでみてください。

ファシリテーター目線で役立つオンラインツールとは？

現在、様々な場面でオンライン化が求められ、自分の業種にあうツールは何か多くの人が探し求めていると思います。ただ、多くのツールは海外のものであることと、新しいツールが日々開発されていっているので、どれが良いのか混乱してしまっている人も多いでしょう。

今回は、ファシリテーター目線で、つまり参加者の参加度を高め、主体性を発揮しやすくしてくれるかどうかという視点でお勧めしたいものでを5つ＋α 選んでみました。当たり前ですが、全て自分でも使っているものです。

別に紹介しているツールのどこかからお金をもらっているわけではないので(笑)、デメリットも合わせて書いていきたいと思います。おそらく、月日が経つにつれもっと良いツールが出てくるかもしれませんし、この先また発見があったときに書き足していけると良いなぁ(願望)

私が実際に使っているオンラインワークショップツール5選＋α

対面の体験に最も近いビデオツールなら・・・spatial chat

今、最も話題をさらっているのはこちらのツール。4月にリリースされたばかりのツールなのにも関わらず、私の周りでは大人気で、私も積極的に周りに広めている1人です。なんといっても、今あるビデオツールの中では最も対面に近い体験を可能にしているのがすごい。

自分のアイコンをドラッグすることで自由に移動ができ、近くにいる人の声が聞こえ、離れていくと徐々に声が遠くなっていき、一定の距離を離れると話が聞こえなくなるという仕様。

他にも自分のPC画面を共有したり、画像をアップロードしたりすることができます。最近は気軽に行うミーティングはほとんどこれを使っています。

ついに議事録の「上」に乗っかって話し合いをする時代に…！(自分のPCの議事録を共有しながら話すとこんな感じになります。)

ワールドカフェやOSTなどの、オンライン場の対話をしやすくするツールであることは間違いありません。今後ワークショップでの実践を重ねていきたいと考えています。

デメリットとしては、全員に一斉アナウンスなどの機能がないため、例えば、ワークショップで時間になったら全員に集合してもらうなどの動きが取りづらいことです。また、リリースされた直後で実践例が少ないため、「何名まで快適に使えるのか」など事例が少なく、全てにおいて実験して学んでいく必要があります。

参加者の主体性を高めるためのビデオツールなら・・・Videofacilitator

2つ目は、Zoomなどのビデオツールの1種である、Videofacilitatorです。このツールは名前の通りファシリテーター目線で設計されており、参加者の主体性を発揮しやすくデザインされているため、Zoomよりも私自身が設計する場と相性が良いのです。

Zoomが選ばれる理由の大きなものとして、ブレイクアウトルームが使える点ではないかと思います。Zoomではブレイクアウトルームは主催者が作り、主催者が人を割当てるため、参加者は割当たったルームに移動するしかありません。Videofacilitatorは逆に、主催者が勝手に割り当てるということはできなくて、参加者が自分で移動します。(また、参加者がブレイクアウトルームを作ることもできます。)

ストップウォッチ機能や、全員へのアナウンス機能があったり、ブレイクアウトルーム名なども自由に変更できる、各ルームにリンクを貼り付け(見て欲しい資料やページを貼っておく)できるなど、ファシリテーター目線で有り難い機能が多いです。

いろいろメリットを書きましたが、残念ながらVideofacilitatorはアジアのユーザーが少ないため、まだあまりZoomほど安定して使えないという点が最大のデメリットです。私の所感は家にwifiを引いていて、あまり回線が混んでいない時間だと20名でもまぁいける。回線が混んでいる時間だと10名でも途切れてしまう、という印象。

5G時代を待つか、機能の改善を待つしかなさそうですが、個人的には快適に使えるレベルまで来たらSpatial chatと並んで、ヘビーユースしたいビデオツールです。

参加者とインタラクティブにやりとりしたいなら・・・mentimeter

3つ目はmentimeterというツール。これは、国際ファシリテーターのカンファレンスで使われているのを見て、ここ数年、私がオンラインでワークショップをするときは使用しているツールです。(最初は、開催後アンケートに使っていたのですが、海外のファシリテーターがチェックインで使用しているのを見て、最近はある程度人数がいる場のチェックインに使っています。)

使い方は参加者にこのURLにアクセスしてもらい、主催者側が発行できるコードを伝えます。そうすると事前に設定しておいた質問に回答してもらうことができるのです。オンラインのワークショップでは、この回答画面を共有しておく事で、リアルタイムで皆で回答を見ることができます。

実際にワークショップのときに使ってもらいました。全員が回答していく様子を見ることができます。

上の画像では、回答の表示をグラフ化して表示させていますが、表示方法のレイアウトはいくつかから選択することができます。

onlineworkshoptool_mentimeter2 — これは、ワークショップの振り返りをしたときのものです。

無料アカウントだと3つまでしか質問機能を使うことができないのですが、手軽なチェックイン、振り返りやアンケートに使うには非常に便利です。

もう少し知りたい方へ

こういう形式のツールで日本で最もよく見かけるのはSlidoだと思います。Mentimeterと同じ使い方ですが、もう少しシンプルなので使いやすい。対談形式のイベントで、参加者から質問を受けるのに使われているのを何度か見たことがあります。質問を受け付けるだけならSlidoの方が、上記のようにアンケート機能を使いたいならmentimeterの方がおすすめです。

オンラインホワイトボードなら・・・Mural

Muralは実は遥か昔の、無料だった時に使っていて、そこから1度ITツールに強いチームで仕事をしたときにブレスト用に使っていて、今また使い始めました(笑) 　オンラインのホワイトボードは検索するとかなりたくさん出てきますが、私がMuralを使っているのは参加者側がアプリをインストールしたり、IDの登録なしに使用をすることが出来る点です。

また、テンプレートがたくさんあり、「こんな感じのワークショップをやりたいな…」というときに眺めて、そこからアイデアを得たりしています。操作も直感的に出来ますし、付箋やテキストに加え、アイコンを簡単に入れられたり、画像をアップロードしたり、Youtubeを貼り付けたりも出来ます。またこのツールの良いところはアナログの付箋に書いたものを取り込んで、オンラインのホワイトボードにも取り込むことができること。

今の時期は、ほぼ全ての場がオンライン化されていますが、じゃあ対面での集まりが永遠に無くなるのかといえばそうではありません。オンライン・オフラインのつながりも作りやすい仕様だと思うので、今から使い慣れておくと良いでしょう。

デメリットとしては、ITツールに疎い人にとっては難しいと感じる人もいるようで、参加者の年齢層やスキルによっては使えないことです。( ITツールはワークショップ当日は「スキルの低い人」を待たざるを得ないこともあるため、参加者のスキルに差があればあるほど、全員にとって満足度が低くなってしまいます。)

いろいろ試しているのですが、現在は事前の自己紹介ボードとして＆当日のワークの振り返りをメモするのに使ったりしています。

もっと知りたいという方へ

高機能という意味ではMuralはおすすめなのですが、高機能な分、動作が遅くなるというデメリットがあります。例えば、ワークショップ中にグラフィックレコーディングを取り入れたいという方は、最近仕事仲間に教えてもらったAWWというツールが良いと思います。機能がシンプルな分、動作が早くなるため、場面によってはこちらの方が良いでしょう。

動画での事前案内や録画なら・・・Loom

こちらは、使った回数としてはまだ少ないのですが、他国のファシリテーターの方に教えてもらい使い始めたツールです。何をするかというと簡単に自分のPCの動画を取ることが出来るツール。

自分の顔を写してウェルカムメッセージを送る
PCの画面と自分の顔を写しながら、ワークショップで使うツールの説明や事前の確認ポイントを送る
ワークショップの様子を動画に撮る！

というときに使用することができます。例えば、オンラインワークショップを実施するときに、事前にツールのこの機能を確認しておいてくださいねという動画をLoomで撮っておき、参加予定の方にお送りしています。

恥を忍んで、こんなのが作れるよっていうのを貼っておきます。もっと良い動画が撮れたら差し替えようっと(笑)

Muralの操作について – Watch Video

ボタン１つで、録画できるので便利で使いやすいのと、上の動画では行っていないのですが、編集をして不要な箇所をカットしたりできます。

また、これまでワークショップを録画したいならZoomの録画機能を使わないといけないのかなと思っていたのですが、このツールを使い出してから気軽に録画ができるようになりました。いくつかオンラインワークショップの様子を録画して、自分の振り返りにしたり、短くまとめて次回以降のワークショップの案内用にするつもりです。

番外編

今、私が実践中なのはKahoot!というオンライン上でクイズを作ることができるツールです。学校や研修、遊び目的など様々なシーンで使えると思うのですが、こちらのワークショップをオンライン化していまして、その中でクイズ形式でコンピテンシーを学ぶことを取り入れてみようと思っています。

ツールは知っているだけでは意味がない！

当たり前ですが、オンラインのツールは探せば無限に出てくるので、知っているだけでは意味がありません。そのツールの特色、メリット、デメリットを理解した上で活かせるように設計する必要があります。(よって、私もツールの検索をしているのではなく、ここにあるツールは自分が参加者として経験して良かったと感じ、自分も使い始めたものか、他のファシリテーターの方、仕事仲間に教えてもらったものばかりです。)

しかし、役立つツールがあることで、オンラインならではのできることが広がるのもまた事実。私も引き続き調べたり、実践を繰り返すつもりです。ぜひ、あなたのお勧めも教えてくださいね。

<追記> tomoniでもオンラインワークショップのツール＆実践リストをまとめました！ここに書かれているツールも含まれていますが、より多くのツールを紹介しているので、関心がある方はぜひこちらのページを見てみてください。