リモートワーク時代こそ、人が集まる場をより大切に。大人数の場を効果的にする5つのヒント

2020年4月11日

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大人数が集まる場を効果的な場にしたいという方へ

今日は、比較的大人数が集まる場で効果的な話し合いをしたいという人に向けた記事です。以前noteに書いた大人数のワークショップをホストするファシリテーターのための5つのヒントをもう少し詳しく書いてみました。組織の中で大きな集まりを企画・設計する機会がある方必見です。

リモートワーク時代の「人が集まる場」の捉え方

新型コロナの影響で、現在担当していた多くの対面ワークショップがリスケになりました。周りのファシリテーターは私を含め、軒並みオンラインワークショップの開発を行っている状況です。

 

もちろん、オンライン化を進めること選択肢が増えることなので良いことだと思っていますが、対面のワークショップが無くなるかと言えば、そうではないと考えています。

 

例えば、大好きなお店の料理がデリバリーで食べれるようになったからお店に行かないかと言えばそうではないし、ネットショッピングができるようになっても、実際の店舗は無くなっていません。 「オンラインで話せるから全て会わなくて良いよね」となってしまうのは、なんだか味気ない気もしますし、対面でその人自身を全身に感じながら話せる喜びが無くなるとは思えません。

 

私は、今後はオンラインとオフラインの場の相乗効果を生み出せるような、どちらも選べるような選択が増えていくと考えています。それは、これまで以上に「人が集まる場を大切にする」社会と言えるのではないでしょうか。

 

この先の話し合いは人が集まる場はより大切に設計され、そしてオンラインの場との相乗効果を生めるようにしていく必要があると考えています。

大人数の場こそ、事前の設計が命

私が行う仕事の中で、部署の集まり(キックオフとか半期、年度末の集まり)や全社ミーティングの設計を行うことがあります。大人数で集まる場はその組織にとって貴重な機会でもあるので、本来ならどのような時間にしたいかをしっかり設計するのが良いのですが、参加している人が一方的に話を聞いて終わる場というのもまだあります。

 

1日のプログラムの中でそういう時間があっても良いのですが、せっかく集まっているのですから誰かから情報を受け取るだけの時間にするより、参加者同士で価値を生み出せる話し合いをする方が、その組織にとって意味があることは言うまでもないでしょう。

 

また、人が集まる話し合いの場は人数が多ければ多いほど事前の設計がものを言います。10名前後のグループなら、話し合いの流れを見て、ファシリテーターが問いかけ、介入をして話が逸れるのを防いだり、話し合いやすいようにサポートすることができますが、人数が多いとそういった個別の対応が難しくなるからです。

 

1人のファシリテーターが全部を行うということも難しくなるため、運営・主催側も複数名で当日までのプロセスやプログラムを共有しながら進めていくことになるでしょう。

効果的な場づくりのアイデア

大人数の場を効果的に行うには、いくつかコツがあります。私が気にかけているポイントの中で5つご紹介しますね。

当日までの呼びかけをより丁寧に

企業の集まりでありがちなのが、業務上決まっていることなので「集まる」というだけで皆、参加はしてくれます。ただ、当日身体がその場所にあることと、意識的にその場に貢献をしてくれるかは別の話。

 

後者を望むなら、当日の案内から、「集まってください」だけではなく、丁寧な呼びかけが必要です。 当日「何のために」集まるのか、どんな心持ちできて欲しいのか、主催者の気持ちなどもメッセージとして伝えられると良いですね。

必ず手元に資料を用意

大人数の場でありがちなのが、投影している資料が見えづらくて特に後ろの方の席に座っている人の気持ちが削がれてしまっていることです。人数分の資料を用意またはテーブルに1つ、皆で共有できるような資料を置いておくなどして、物理的なハンディが起きづらくしておく必要があります。

複数名でその場をサポート

大人数の場こそ、できるなら複数名で当日は進行すると良いでしょう。進行する人がずっと前で話していると、先ほどの例と同じく後ろの席に座っている人の参加意識が低くなってしまいます。(やる気がないとかではなく、単純に進行している人に関わってもらっているという感覚が薄くなります。)

 

なので、一定数、例えば30名〜だと私は2名で進行するようにするとか、サブファシリテーターを置いて、前と後ろに進行する人が立っているようにしています。例えば「質問はありますか?」と参加者に問いかけた時に、手の上げやすさもマイクを持っている人が近くにいる時と遠い時では変わるので、こういった小さな工夫こそ大人数の場では大切ですね。

「今」何をするかが分かるように

大人数の場で最も時間のロスになってしまうのが、「今何をするのか分からなくなってプログラムが停滞してしまうこと」です。進行のスライドはなるべくシンプルに、「今、何をするのか」が分かるようにします。

 

例えば、「20分 XXXXというテーマで話をします」というように表示するなどです。 視覚的には「今すること」を伝え、「それをなぜするのか(どんな狙いがあって今、XXXというテーマで話し合いするのか)」は口頭で伝えることで、納得感を高めながら目の前の話し合いやワークを行うことができるでしょう。

戦略的にハーベスト(=収穫、その場から話されたことを残す)を

大人数の場の良さは、少数で話し合いをする場よりも視点が広くなりやすい点にあります。多くの意見を可視化して残せるような工夫や、話されたことの傾向をサマリーして一気に表示できるような仕組みがあることで、組織やコミュニティの方向性の決定に活かすこともできるようになります。

 

全員に同じ問いかけを行い、回答を付箋に書いてもらって貼り出すことや、話し合いをした後にアウトプット用のシートを使ってグループごとにアウトプットをするということもできますし、それをアプリを使ってオンラインへつなぎながら行うことも可能です。

リモートワーク時代には、オンラインへの繋ぎが大事

今の社会状況を見て、リモートワークへの切り替えや、オンラインにできる仕事をオンラインに移したりという組織は多いと思います。

 

つまり、オフラインだけで完結していた時代は本当に終わりを迎えつつあるということ。 そんな中、例えば部署ミーティングなどを対面で行ったらその続きをオンラインの小グループで行うなどの、連続性を持った設計とオフライン・オンラインの連携が大切になってくるでしょう。

 

もちろん、リモートワーク だけで完結させると言う組織もあるとは思いますが、多くの組織にとってはオンライン・オフラインの相乗効果を発揮させていく時代。ぜひ私たちと一緒に「大切な場」を作っていきましょう。

 

 

組織単位で集まる機会がある方は、こちらの記事もどうぞ。

部署ミーティングや全社ミーティングは組織の文化を案に伝える手段である

 

この記事を書いた人

玄道 優子 ー 対話支援ファシリテーター

「自分の本音に気づき、それを大切に生きる」ための対話支援ファシリテーター。対話の場を設計したり、主催したり。いろんな組織の「大切な話し合い」をサポートします。現在、力を入れているのは #わたしのリズムを生きる 対話のプロジェクトを進めること。

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